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從“大江南北”到“方寸之間”——后勤信息化建設(shè)工作紀(jì)實(shí)


! 圖為后勤保障中心為推進(jìn)公寓信息化組織相關(guān)教師培訓(xùn)(江山攝)

圖為陳功江副校長(zhǎng)(左一)為首屆“后勤服務(wù)先鋒”頒獎(jiǎng)


  編者按:
  近日,一條《揭秘,江大實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上宿舍申辦,附獨(dú)家攻略》的微信在學(xué)生中引起熱議。過(guò)去,調(diào)換寢室,對(duì)許多學(xué)生而言,還是一個(gè)橫跨“大江南北”(江漢大學(xué)南北區(qū))的大工程,需要學(xué)生填表格,簽字蓋章辦理,但隨著學(xué)校后勤信息化建設(shè)的快速發(fā)展,這些今天已經(jīng)成為了“歷史”?,F(xiàn)在大到寢室調(diào)換,小到水電費(fèi)充值,都只需劃動(dòng)幾下手機(jī),在“方寸之間”就能輕松搞定,而這些的背后,凝結(jié)學(xué)校很多部門(mén)和許多人的汗水與智慧。
信息化建設(shè)的“賽跑者”——公寓管理部4月29日,“五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié)”來(lái)臨之際,陳功江副校長(zhǎng)出席后勤服務(wù)保障中心慶“五一”暨首屆“后勤服務(wù)先鋒”表彰大會(huì),向獲獎(jiǎng)的個(gè)人和團(tuán)體頒獎(jiǎng)并講話(huà)。他指出,2018年后勤信息化建設(shè)開(kāi)啟了新局面,從總體設(shè)計(jì)到各平臺(tái)建設(shè)都邁出了很大的步伐,未來(lái)的時(shí)間里,后勤的信息化建設(shè)永遠(yuǎn)在路上。受表彰的個(gè)人中,公寓管理部副主任肖偉就是后勤信息化建設(shè)的一顆“螺絲釘”。
  信息化變革帶給管理工作的“提速”往往立竿見(jiàn)影,但背后隱藏的卻是前期數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的龐大工作量,如果說(shuō)“數(shù)據(jù)庫(kù)”是信息化的“基石”,那么肖偉就是公寓管理信息化的這塊“基石”。
  26棟學(xué)生公寓,4000余個(gè)房間,18000余名學(xué)生,其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)的差錯(cuò),都會(huì)成為信息系統(tǒng)的“致命傷”,公寓管理中心副主任肖偉擔(dān)負(fù)起這個(gè)真正意義上“零差錯(cuò)”的工作,每條信息認(rèn)真檢查,每一個(gè)步驟反復(fù)核對(duì),有效地避免了信息溝通的偏差。有了大數(shù)據(jù)的支撐,從此常規(guī)化的“007”(0時(shí)到0時(shí),7天不休息)公寓管理狀態(tài)就裝上了信息化的引擎。
  每天除了日常工作以外,肖偉還要不斷核驗(yàn)和錄入數(shù)據(jù),工作或許不復(fù)雜,但卻需要耐心和時(shí)間。短短的6個(gè)月中,連他自己都不記得跑了多少趟公寓,也不記得自己反復(fù)錄入、核驗(yàn)弄了多少個(gè)來(lái)回,只是漸漸地,每一棟公寓的情況,他都了然于胸。
  2018年4月后勤信息化建設(shè)啟動(dòng),7月信息化報(bào)修平臺(tái)開(kāi)始試運(yùn)行,11月公寓管理平臺(tái)開(kāi)始準(zhǔn)備建設(shè)。這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)將公寓管理平臺(tái)的建設(shè)工作交給肖偉,希望在2019年暑假完成數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),確保系統(tǒng)在2019級(jí)新生入校前投入使用。為了能夠確保工作順利推進(jìn),他幾乎犧牲了自己所有的假期,重復(fù)著枯燥單調(diào)的工作,最終他贏得了這場(chǎng)與時(shí)間的“賽跑”,提前3個(gè)月完成了數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),使得線上調(diào)寢系統(tǒng)提前近半年投入使用,成為學(xué)校信息化建設(shè)中又一“里程碑”。
  信息化建設(shè)的“排頭兵”———醫(yī)學(xué)院后勤信息化建設(shè),目的是進(jìn)一步給全校師生提供便利,提升后勤服務(wù)水平。經(jīng)前期積極溝通,醫(yī)學(xué)院學(xué)生工作辦公室與后勤公寓管理部合作,作為試點(diǎn)單位參與到公寓信息管理系統(tǒng)測(cè)試運(yùn)行中,做公寓信息管理系統(tǒng)的第一個(gè)“吃螃蟹的人”。
  由于專(zhuān)業(yè)教學(xué)的特殊性,醫(yī)學(xué)生寢室調(diào)整與管理的系統(tǒng)較之其他專(zhuān)業(yè)更為復(fù)雜,每年學(xué)院實(shí)習(xí)學(xué)生多達(dá)900人,分三批次安排在寒暑假、學(xué)期中等不同時(shí)間段,每學(xué)期涉及到實(shí)習(xí)學(xué)生的寢室調(diào)整2200余人次。在公寓信息管理系統(tǒng)上線之前,每學(xué)期醫(yī)學(xué)院學(xué)辦工作人員要花大量時(shí)間精力來(lái)解決學(xué)生寢室調(diào)整問(wèn)題,不僅要完成大量的表格制作和流程在建,還要調(diào)解學(xué)生意愿的沖突。此時(shí),公寓信息管理系統(tǒng)的引入無(wú)疑給學(xué)院學(xué)生工作變革帶來(lái)一次新的發(fā)展契機(jī)。
  經(jīng)過(guò)一個(gè)寒假的溝通和準(zhǔn)備,2019年2月,醫(yī)學(xué)院學(xué)辦聯(lián)合后勤公寓管理部率先在實(shí)習(xí)學(xué)生中試點(diǎn)在線寢室調(diào)整,為公寓信息管理系統(tǒng)的上線做最后的調(diào)試和預(yù)演。由于試點(diǎn)的特殊性,一方面,學(xué)院要按照信息化管理操作流程進(jìn)行實(shí)際在線操作,另一方面,還要繼續(xù)按照原有工作流程開(kāi)展工作,以便提供數(shù)據(jù)對(duì)比參考和反饋。兩份相同工作同時(shí)進(jìn)行,工作量增加了一倍,但參與相關(guān)工作的老師們表示理解和支持。在他們看來(lái),這是信息化的必經(jīng)之路,能夠?yàn)榇素暙I(xiàn)自己的些許力量,他們也是深感與有榮焉。
  在試點(diǎn)過(guò)程中,醫(yī)學(xué)院共組織了442人次學(xué)生參與線上寢室調(diào)整工作。據(jù)學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生管理工作的石炎老師介紹,整體上試點(diǎn)的效果是非常明顯的,線上管理系統(tǒng)的使用,精簡(jiǎn)了大量人工溝通的過(guò)程和工作量,提升工作效率的同時(shí),還能夠降低工作差錯(cuò)率,與傳統(tǒng)工作模式相比,工作的精確性和效率都得到了質(zhì)的提升。同樣有這種感覺(jué)的還有參與試點(diǎn)的學(xué)生,他們也紛紛給學(xué)校后勤信息化建設(shè)點(diǎn)贊,“感覺(jué)實(shí)個(gè)習(xí)回來(lái),都有點(diǎn)跟不上趟了”,學(xué)院曾同學(xué)笑道,“不僅線上選寢室,還能線上充值、報(bào)修,感覺(jué)錯(cuò)過(guò)了‘一個(gè)億’啊?!倍谶@些背后,還有一群貫穿始終的“幕后英雄”。
  信息化建設(shè)的“主力軍”———信息部2018年,為全力推進(jìn)后勤信息化建設(shè),后勤服務(wù)保障中心成立信息部,專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)后勤信息化建設(shè)和管理,以及信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控。不到一年的時(shí)間,學(xué)?!爸腔坌@”建設(shè)就取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步,除網(wǎng)上報(bào)修、服務(wù)監(jiān)督和公寓管理系統(tǒng)外,備受學(xué)校師生關(guān)注的智能電控改造工程也取得了新的突破。
  在后勤服務(wù)保障中心信息部的大力推進(jìn)下,學(xué)生空調(diào)及商業(yè)門(mén)店智能電控系統(tǒng)從今年3月1日啟動(dòng),到4月1日全部上線完成,覆蓋全校5000余用戶(hù),實(shí)現(xiàn)了全天候手機(jī)自助購(gòu)電、自助查詢(xún)余額,用電消費(fèi)更加透明、安全、便捷,極大方便了學(xué)生及校內(nèi)商家的用電充值繳費(fèi)和學(xué)校的統(tǒng)一管理。
  為推廣智能電控系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用,信息部聯(lián)合廠家組織了智能電控系統(tǒng)實(shí)操應(yīng)用培訓(xùn)共5場(chǎng),通過(guò)后勤微信公眾號(hào)進(jìn)行了專(zhuān)題推文,在公寓樓張貼了“學(xué)生公寓空調(diào)網(wǎng)上充值指南”海報(bào)。系統(tǒng)上線僅20天,線上購(gòu)電交易達(dá)到752筆;為推廣公寓信息管理系統(tǒng),信息部還聯(lián)合公寓管理部多次協(xié)調(diào)組織學(xué)校相關(guān)部門(mén)工作人員、輔導(dǎo)員進(jìn)行專(zhuān)題輔導(dǎo);為更好地保障后勤信息化平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行,信息部全天24小時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤調(diào)控,隨時(shí)受理各個(gè)終端的反饋意見(jiàn)。以智能電控系統(tǒng)為例,從上線至今,平均每天要處理學(xué)生相關(guān)反饋和意見(jiàn)4起。信息部成立至今,他們從不曾懈怠和滿(mǎn)足,而是不斷探索前行,用行動(dòng)彰顯著江大后勤人開(kāi)拓創(chuàng)新的精神面貌。
  2018年9月,后勤信息化報(bào)修平臺(tái)上線,2019年3月,后勤信息化智能電控系統(tǒng)投入使用,2019年4月,后勤信息化公寓信息管理系統(tǒng)上線,從此江大學(xué)子的日常生活告別了“大江南北”的奔波。后勤服務(wù)保障中心信息部作為整個(gè)后勤信息化的樞紐,讓我們看到“智慧校園”的別樣風(fēng)景。開(kāi)拓進(jìn)取的他們?cè)谖磥?lái)也許會(huì)帶給我們更多的驚喜,讓我們共同期待吧!