單位里剛開完一個會議，領(lǐng)導(dǎo)讓擔(dān)任會議紀錄的小李寫一個會議紀要。小李一聽到這個任務(wù)心里有點緊張，怎么寫？感到無從入手，很犯難。下班后，他一邊求教他的老師，一邊學(xué)習(xí)公文寫作基本知識，在弄清楚會議紀要的基本要求后，當(dāng)晚就寫出了他參加工作以來的第一份會議紀要。

筆者曾在報社的辦公室工作多年，接觸過各種公文：通知、通報、請示、報告、簡報、意見、函、批復(fù)、會議紀要等，會議紀要是行政公文中的一種形式。

什么是會議紀要？會議紀要是會議結(jié)束之后，用于通報會議情況和議定事項的公文。

并不是什么會議都要寫紀要，只有重要和比較重要的會議才要寫紀要。會議紀要的作用是全面地記載會議情況，便于會后向更多的人傳達，或向有關(guān)單位通報，或向上級單位匯報，也便于日后備案查閱。

會議紀要既可以下發(fā)，也可以平發(fā)，還可以上發(fā)，是一個行文方向多向的公文。

會議記錄是秘書在會上用筆記下的會議全過程，包括每一個人的發(fā)言內(nèi)容；或根據(jù)錄音整理出來的會議全部內(nèi)容。而會議紀要則要將會議記錄和其它會議材料（如簡報、專題書面發(fā)言等）進行整理、篩選、提煉，有條理地加以概括，形成文字。

會議紀要也不同于會議簡報。會議簡報可以在會議進行中印出，也可在會議結(jié)束后印出。會議簡報有時只議一個題目，不全面。有的簡報只是介紹某個人觀點，只具參考性。

一個會議可發(fā)多份簡報，但是，一個會議只能有一份會議紀要。會議紀要具有比會議簡報更強的知照性，比簡報更權(quán)威更有效力。

寫會議紀要時，要緊緊抓住“紀”和“要”這兩個關(guān)鍵字。

會議紀要中的“紀”，指的是紀實、真實，不能失真，不能虛構(gòu)，不能憑空想象，要求真實地寫出會議概況，介紹各種觀點，歸納達成的公識，寫清會議所做出的決定、決議。

會議紀要中的“要”，指的是突出要點，抓住重點。寫作者要具備較強概括歸納能力，選擇會議重要、關(guān)鍵、具體的內(nèi)容成文。而不是拉拉雜雜什么都寫，不能寫得與會議紀錄基本一樣。

會議紀要成文后，在讀會議紀要的人中，有一部分是參加這次會議的，有一部分是沒有參加會議的。前一部分人雖然參加了會議，但可能記錄得不夠詳細，了解得不夠全面，也未能加以概括。后一部分未參會的人，需要了解會議基本情況，了解會議提出了什么問題、解決了什么問題、提出了什么意見。為此，會議紀要必須是翔實的、全面的、閱讀起來又是便利的，使這兩部分人的需求都能得到滿足。

一、會議紀要的標(biāo)題：

如果這個會議的名稱叫做“某某工作會議”的，會議紀要的標(biāo)題則可寫成“某某工作會議紀要”。例如：“某某省林業(yè)工作會議紀要”“某某市長聯(lián)席會議紀要”。

如果這個會議的名稱叫做“某某研討會”“某某交流會”“某某座談會”的，會議紀要的標(biāo)題則可寫成“某某研討會會議紀要”“某某交流會會議紀要”“某某座談會會議紀要”。例如：“某某工廠節(jié)能研討會會議紀要”“某某公司用戶座談會會議紀要”。

就是說，這個會，叫“會議”的，可直接在會議名稱后寫上“紀要”2個字。

那個會，只叫“研討會”“交流會”的，則要在會議名稱后加上“會議紀要”4個字。

二、會議紀要的正文：

會議紀要的正文包括3個部分：開頭、主體、結(jié)尾。

1、開頭部分：寫會議召開目的、主辦承辦協(xié)辦單位、起止日期、召開地點、與會人員范圍及主要領(lǐng)導(dǎo)名單、議題、議程、收效、決議等。這與寫消息的導(dǎo)語差不多，但比消息的導(dǎo)語更詳細。

2、主體部分：通過對會議材料的歸納整理，把會議的內(nèi)容逐條寫出。評價過去的工作，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，闡述面臨的任務(wù)，提出希望與要求，可逐一展開。研討會、座談會、交流會可以寫達成的幾點共識，再寫不同的有代表性的觀點。

3、結(jié)尾部分：一般情況結(jié)尾部分最常用的寫法是：“會議要求……”“會議希望……”“會議號召……”，即指明如何貫徹落實好會議精神，鼓舞士氣，再創(chuàng)輝煌。也有一些會議紀要的結(jié)尾比較簡單，只是一個說明。如“會議商定，下一次會議于七月份在某某地舉行，請有關(guān)部門做好各項籌備工作。”

三、會議紀要的用詞：

在寫作中，不要用第一人稱寫，即不要寫成“我們認為”“我們指出”。而要用第三人稱寫，寫成“會議認為”“會議指出”。

在寫會議紀要時，常用的詞匯還有“會議聽取了”“會議研究了”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議商定”“會議號召”等。這些詞，在適當(dāng)處可用，不一定每段開頭時都用“會議強調(diào)”。

會議紀要中還有一些詞匯是經(jīng)常用到的。以下詞匯可作參考：傳達、介紹、回顧、交流、分析、審議、通過、提出、討論、決定、同意、明確等。這些詞在記錄會議的進程中顯得十分必要，應(yīng)根據(jù)會議進程具體情況，選用不同的詞匯，在寫作中靈活加以運用。

會議紀要的格式，視情況不同，可以用“單體行文”發(fā)文，也可以用“復(fù)體行文”發(fā)文。

所謂“單體行文”，指的是會議紀要標(biāo)識由“某某會議紀要”組成。例行的日常工作會議紀要，要用這種格式。有些重要的會議，也用這種獨立直發(fā)式。

所謂“復(fù)體行文”，指的是“被批轉(zhuǎn)”“被印發(fā)”的會議紀要。在公文首頁，有關(guān)發(fā)文單位往住會加上“批轉(zhuǎn)某某會議紀要的通知”“關(guān)于印發(fā)某某會議紀要的通知”等詞句，并提出“請結(jié)合實際，認真貫徹執(zhí)行”等要求。這種格式叫做“復(fù)體行文”發(fā)文形式。這種發(fā)文形式，向上級發(fā)文時，會議紀要是作為“報告”的作用。向下級發(fā)文時，會議紀要相當(dāng)于“通知”的作用。平行發(fā)文時，會議紀要相當(dāng)于“函”的作用。

有的單位有固定版頭的會議紀要紙，可以在版頭上填上時間、地點、出席人、主持人、列席人、記錄人等。

有的會議紀要可以在文的最后寫上出席人、列席人名單。這要視情況而定，無統(tǒng)一規(guī)定。

會議紀要一般不加蓋公章。成文日期有的可以放在標(biāo)題下方，用括弧標(biāo)出。

會議紀要是公文，一般情況下不作為新聞稿發(fā)給新聞單位。如果要把它改成新聞稿，就需要按照新聞稿的要求，寫好導(dǎo)語，壓縮文字，突出重點，另取標(biāo)題，變成新聞稿后再發(fā)出。

（作者系人民日報海外版原培訓(xùn)部主任）